海外オフィスサポートの仕事紹介

幅広い知識で東京と海外を繋ぐ

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Q1

これまでのキャリアと現在の仕事

新卒で入所し、秘書として約4年間、主にファイナンス・不動産・エンタメ分野を扱う弁護士を担当しました。その後、海外オフィスサポートへ異動し、主に海外オフィスの経費処理や口座の入出金管理、海外オフィスが主催するセミナーの運営、海外オフィスに所属する弁護士宛の郵便物の受領及び発送、名刺の手配や東京出張時の各種弁護士サポート業務などを担当しています。

Q2

仕事の難しさと魅力

海外オフィス6拠点の運営に携わる中で、正確さとスピード感を同時に求められることが難しい点です。また、適時に適切な判断を下して、言語や文化などバックグラウンドの異なる海外オフィスのスタッフと遠隔で情報共有し互いに理解しながら業務を進めていくことは、この仕事の難しさであり、面白さでもあると思います。特に正確性が必要な経理業務等で急ぎのリクエストに対処できた時や、長期間に渡って対応していた業務が滞りなく終了したときにやりがいや充実感を感じます。

Q3

仕事を進めるうえで大切にしていること

正確な情報を提供することと、期限を遵守すること、明確に回答することを意識して仕事を進めています。海外オフィスのスタッフとメールやオンラインで連絡をとる際は、お互いの進捗状況を確認したり、画面共有機能を利用して同じ理解で進めているか確認したりしながらコミュニケーションを取り、不明点がある時はいつでも相談できると思って貰えるような信頼関係を築くよう心掛けています。

Q4

海外オフィスサポートのスタッフに求められること

東京オフィスと海外オフィスを繋ぐ窓口として、東京オフィスの各部署や担当者とコミュニケーションをとり、海外オフィスのスタッフに正確かつ迅速に情報共有することが求められます。そのためには語学力はもちろんのこと、各国のルールや文化の違いを理解して対応することが大切です。日本だけでなく外国の税制や法令の変更を確認して経費処理が滞りなく行えるよう経理システムの見直しを提案したり、東京オフィスの事務処理方法に変更があった場合は海外オフィスのルールに則ってスタッフに説明をしたりするなど、所内外の各方面の情報を敏感に察知することがとても大事だと感じます。

Q5

NO&Tの魅力

NO&Tは、東京オフィスだけでなく海外オフィスや世界中の有力な法律事務所とのネットワークをもち、弁護士をはじめ、パラリーガルや秘書、事務局も一丸となってワンストップできめ細かくスピード感のあるサービスを依頼者に提供できることが魅力だと思います。現在の仕事は依頼者と直接やり取りをする場面はなくなりましたが、私の仕事が海外オフィスの弁護士やスタッフを通じて依頼者のためになっていることを実感しながら働くことができています。また、プロボノ活動をはじめとした公益活動を積極的に行い、社会的にも活躍しているところや、リーガルテックや働き方改革など、世の中の動きにあわせて柔軟な取り組みを行っている点も魅力です。そういった風通しの良さが仕事の質の向上にも繋がっているように感じます。

Q6

5年後の私

今は自分自身の担当業務を正確に行うことで精一杯ですが、海外オフィスサポートの仕事は精算業務や人事業務など多岐にわたるため幅広い業務に対応できるようになっていたいです。普段から上司や先輩の丁寧で的確な仕事ぶりに触れていて、私も先を見据えた細やかな対応ができるように、また普段の業務だけでなくイレギュラーなことに対しても信頼して任せてもらえるような存在になりたいと思います。

ある1日の流れ

9:00 a.m.
メールチェック
10:00 a.m.
TV会議の準備
1:00 p.m.
海外オフィス向けのマニュアルの作成
2:00 p.m.
図書室で文献コピー
2:30 p.m.
海外オフィスへの定期便の発送
3:00 p.m.
出張中の弁護士と打ち合わせ
5:00p.m.
帰宅
10:00 a.m.
TV会議の準備

この後海外オフィスとのTV会議があるため事前に準備をします。変更があった経理業務について海外オフィス向けのマニュアルを整備するため、各オフィスの代表者と意見交換をしました。

2:00 p.m.
図書室で文献コピー

海外オフィスに駐在している弁護士から、図書室でのリサーチの指示がありました。参考になりそうな書籍を探してデータで送ります。

3:00 p.m.
出張中の弁護士と打ち合わせ

海外オフィスから東京に出張に来ている弁護士と打ち合わせをします。普段からメールやオンラインツールでやり取りをしていますが、直接話すことで新たな気づきもありました。