秘書の仕事紹介

どんな場面でも「この人がいれば安心」と思ってもらえる存在であるために

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Q1

現在の仕事

パートナー弁護士1名とアソシエイト弁護士2名の計3名を担当しており、中国との取引や独占禁止法に関連した案件等を多く取り扱う弁護士のサポートをしています。新聞の一面に載る大きな事件を取り扱うことも多く、機密情報の管理にも気を配っています。弁護士のスケジュール管理、会議のアレンジ、電話応対といった一般的な秘書業務に加え、依頼者への請求書発行、様々な書類の作成・修正、データ管理、コピー、資料管理など、その業務範囲に限りはありません。大量の事務処理をかなりタイトなスケジュールで行うことも少なくありませんが、秘書間で連携を取り協力し合って作業し、多忙な弁護士の業務が円滑に進められるよう日々サポートに努めています。

Q2

これまでのキャリア

新卒で不動産関係の会社に入社、企画営業職として勤務した後、NO&Tに入所しました。入所してからはOJTを兼ねてアソシエイト弁護士を2名、その後はカウンセルや外国弁護士(ドイツ、中国)を担当、アメリカのロースクールからのインターン生を担当したこともありました。現在はパートナー弁護士1名とアソシエイト弁護士2名を担当しています。また、新人秘書のトレーナーも務めています。

Q3

転職先としてNO&Tを選んだ理由

面接で出会った弁護士や職員と自然と会話が進み、自身との「相性の良さ」のようなものを感じたからです。私は新卒で入社した前職を比較的短い期間で離れているのですが、期間の長短ではなく、在職中にどのような業務を行い、どのような経験とスキルを得たか、という点をとても深く聞かれたことが印象的でした。このときに感じた業務に対する真摯な姿勢やプロ意識の高さという印象は、今でも変わっていません。

Q4

秘書としてのやりがい

秘書として弁護士が必要とするサポートを行うことで、弁護士の関わる案件の予定や書類提出などが滞りなく進んでいくことを感じられるときです。
会議の予定一つをとっても、依頼者からの相談内容や会議日程候補を確認して弁護士との間を取り次いだり、所内の関係者との日程調整や過去の案件資料が綴じられたファイルを準備するなど、秘書として対応することは様々です。弁護士自身や案件への理解を深め、秘書として対応すべきことを行いスムーズに予定が進んで行くとき、秘書としてのやりがいを感じます。

Q5

仕事の厳しさ

スケジュール管理や書類作業といった秘書の日常業務は、そのほとんどが担当弁護士のものであったり担当弁護士が関わるもので、その先には常に依頼者がいる、という緊張感があります。どんなに些細なことでも責任感を持ち、「最終的には弁護士がやること、判断すること」と思うのではなく、自分がその担当弁護士だったらどうするか、という想像力を働かせて仕事をするよう心掛けています。

Q6

目指す秘書像

弁護士や秘書、パラリーガルといった事務所内の関係者だけでなく、依頼者など、自分が業務で関わる方たちに「この人がいれば安心」と思ってもらえるような存在になりたいと思っています。秘書の仕事は多岐にわたりますが、電話応対での言葉遣い、PCスキルや日常業務の進め方など、周囲の秘書たちはそれぞれお手本にしたいと思う部分があり、そのような環境で働けることをとても幸運に思います。目指す秘書像に近づくため、新しい気付きや学びを大切にしながら業務に取り組みたいと思う日々です。

ある1日の流れ

9:00 a.m.
メールチェック、執務室の掃除
9:30 a.m.
弁護士と予定や案件状況の確認
10:00 a.m.
報告書のチェック
11:45 a.m.
昼休み
12:45 p.m.
資料のコピー、ファイリング
2:00 p.m.
案件資料のファイルを作成
3:00 p.m.
案件打ち合わせ
5:00 p.m.
報告書の統合
6:00 p.m.
急ぎの業務が終了したので帰宅します
9:30 a.m.
弁護士と予定や案件状況の確認

担当弁護士と予定や案件の状況を確認します。設定したい打合せがあるかどうか、会議に必要な書類はあるかなども確認することで、より仕事がスムーズに進みます。

10:00 a.m.
報告書のチェック

弁護士が作成していた依頼者への報告書ができあがったので、誤字・脱字のチェックや表記の統一をして体裁を整えます。数十ページにも及ぶため、本日中に依頼者へ提出できるよう、所内の秘書に協力を依頼します。

3:00 p.m.
案件打ち合わせ

弁護士数名で新たな案件を担当することになり、担当秘書が集まり説明を受けます。スムーズに進むよう、役割分担も相談しました。